The event organiser, AfrOstrava, has the legal responsibility to tell ticket buyers and event attendees how their personal information will be collected and used. You can find their Privacy Policy below or contact them to request it.
Privacy Policy / GDPR Notice
Introduction
This Privacy Policy explains how personal data is collected, used, stored, and protected in connection with AfrOstrava Festival 2026 and related activities.
The controller of personal data is:
West Merge s.r.o.Registered seat: Čeladná 409, 739 12 Čeladná, Czech RepublicRegistered in the Commercial Register maintained by the Regional Court in Ostrava, Section C, File No. 91758Email: info@afrostrava.cz
West Merge s.r.o. acts as the organiser of AfrOstrava Festival 2026 and processes personal data in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation – GDPR).
All personal data is processed lawfully, fairly, and transparently. Data subjects may exercise their GDPR rights at any time.
1. General Personal Data and Image Use
West Merge s.r.o. acts as a personal data controller within the meaning of Article 4(7) GDPR.
Personal data is processed for legitimate purposes including festival organisation, ticketing, contractual relationships, legal compliance, security, communication, and marketing.
Image and Media Use
By entering the festival venue, visitors acknowledge that photographs, video recordings, broadcasts, or other audio-visual materials may be created in which they may appear.
Such materials may be used for promotional, documentary, media, and archival purposes in accordance with applicable law, including Sections 84–89 of the Czech Civil Code.
Where required under GDPR, the legal basis for processing image data is legitimate interest in promoting and documenting the festival, or consent where applicable.
Consent, if required, may be withdrawn at any time. Withdrawal does not affect processing carried out prior to withdrawal in accordance with applicable law.
Media Coverage
Accredited media may capture recordings for journalistic purposes (print, radio, television, online). Recordings may also be made without consent where permitted under Section 89 of the Czech Civil Code, provided they do not unreasonably interfere with legitimate interests.
2. Specific Processing Activities
2.1 Commercial Communications – New Email Subscribers
Purpose: Sending newsletters, festival updates, and promotional communications.Legal basis: Consent (Art. 6(1)(a) GDPR)Data processed: Email address, name, subscription metadataRecipients: Email distribution platforms and IT/marketing processorsRetention: Until consent is withdrawnRights: Consent may be withdrawn at any time by clicking “unsubscribe” or contacting info@afrostrava.cz
2.2 Commercial Communications – Existing Customers or Participants
Purpose: Sending festival-related marketing to individuals who previously purchased tickets, registered, or participated.
Legal basis: Legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR)
The legitimate interest consists of promoting related cultural events and maintaining communication with existing supporters. A balancing test has been conducted to ensure that such interest does not override the rights and freedoms of data subjects.
Individuals may request further information about this legitimate interest assessment.
Data processed: Name, email address, previous interactions, email engagement dataRecipients: Email and marketing service providers (processors)Retention: Until objection is raised or the legitimate interest no longer appliesRights: Right to object at any time by clicking “unsubscribe” or contacting info@afrostrava.cz
2.3 Contractual Partners
Purpose: Managing relationships with vendors, performers, suppliers, sponsors, and partners.Legal basis:
- Contract performance (Art. 6(1)(b) GDPR)
- Legal obligation (Art. 6(1)(c) GDPR)
- Legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR)
Data processed: Identification and contact details, banking/payment information, contractual documentation, communication recordsRecipients: Accounting, legal, production, and technical service providersRetention: Duration of contract plus statutory archival periodsRights: All rights listed in Section 4 of this notice
2.4 Ticket Purchasers
Purpose: Processing ticket purchases, managing access control, essential communication, fraud prevention, and security.
Legal basis:
- Contract performance (Art. 6(1)(b) GDPR)
- Legal obligation (Art. 6(1)(c) GDPR)
- Legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR)
Data processed: Name, email, billing/address information, payment details, ticket ID, entry and security logsRecipients: Ticketing platforms, payment processors, accounting providers, entry/security systemsRetention:
- Ticket and contractual data: 5 years
- Accounting data: 10 years (in accordance with Czech accounting and tax regulations)
- Fraud and security logs: 1 year
Rights: All rights listed in Section 4 of this notice
3. Website and Analytics Data
Purpose: Ensuring website functionality, security, performance monitoring, analytics, and improvement.
Data collected: IP address, device and browser information, cookies, usage data
Legal basis:
- Legitimate interest for essential website functionality and security (Art. 6(1)(f) GDPR)
- Consent for non-essential cookies where required by law
A legitimate interest assessment has been conducted. Individuals may request further information about this assessment.
Recipients: Hosting providers, analytics providers, and IT service providersRetention: For the period necessary to fulfil the purpose
Cookies
The website uses cookies to ensure proper functionality and to analyse website usage.
Non-essential cookies are used only where consent has been provided. Users may manage cookie preferences via the cookie banner or through browser settings.
4. International Transfers
Personal data is not transferred outside the European Union.
If any service provider processes personal data outside the EU or EEA, appropriate safeguards in accordance with Articles 44–49 GDPR will be implemented.
5. Your GDPR Rights
You may exercise the following rights at any time:
- Access to your personal data
- Rectification of inaccurate or incomplete data
- Erasure of personal data where applicable
- Restriction of processing in certain circumstances
- Objection to processing, including direct marketing
- Data portability (receive data in structured, machine-readable format)
- Withdrawal of consent where processing is based on consent
You also have the right to lodge a complaint with the supervisory authority:
Office for Personal Data Protection (Úřad pro ochranu osobních údajů – ÚOOÚ)Pplk. Sochora 27170 00 Prague 7Czech Republicwww.uoou.cz
6. Contact
For any questions or requests regarding personal data, please contact:
Email: info@afrostrava.cz
Zásady ochrany osobních údajů / Oznámení o GDPR
Úvod
Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jak jsou osobní údaje shromažďovány, používány, uchovávány a chráněny v souvislosti s festivalem AfrOstrava 2026 a souvisejícími aktivitami.
Správcem osobních údajů je:
West Merge s.r.o.
Sídlo: Čeladná 409, 739 12 Čeladná, Česká republika
Zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl C, vložka 91758
E-mail: info@afrostrava.cz
Společnost West Merge s.r.o. vystupuje jako pořadatel festivalu AfrOstrava 2026 a zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR).
Osobní údaje jsou zpracovávány zákonným, korektním a transparentním způsobem. Subjekty údajů mohou kdykoli uplatnit svá práva podle GDPR.
1. Obecné zpracování osobních údajů a obrazových záznamů
West Merge s.r.o. je správcem osobních údajů ve smyslu čl. 4 odst. 7 GDPR.
Osobní údaje jsou zpracovávány za účelem organizace festivalu, prodeje vstupenek, plnění smluv, plnění zákonných povinností, zajištění bezpečnosti, komunikace a marketingu.
Obrazové a audiovizuální záznamy
V průběhu festivalu mohou být pořizovány fotografie, videozáznamy, zvukové záznamy či jiné audiovizuální materiály, na nichž mohou být zachyceni návštěvníci.
Tyto materiály mohou být použity pro propagační, dokumentační, mediální a archivní účely v souladu s platnými právními předpisy, zejména §§ 84–89 občanského zákoníku.
Je-li to podle GDPR vyžadováno, je právním základem zpracování oprávněný zájem pořadatele na propagaci a dokumentaci festivalu nebo souhlas subjektu údajů.
Souhlas, pokud je vyžadován, lze kdykoli odvolat. Odvolání nemá vliv na zpracování provedené před jeho odvoláním.
Mediální pokrytí
Akreditovaná média mohou pořizovat záznamy pro zpravodajské účely (tisk, rozhlas, televize, internet). Záznamy mohou být pořizovány i bez souhlasu v případech stanovených § 89 občanského zákoníku, pokud nepřiměřeně nezasahují do oprávněných zájmů dotčené osoby.
2. Konkrétní účely zpracování
2.1 Komerční sdělení – noví odběratelé e-mailů
Účel: Zasílání newsletterů, aktualit a propagačních sdělení.
Právní základ: Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)
Zpracovávané údaje: e-mailová adresa, jméno, údaje o registraci
Příjemci: poskytovatelé e-mailových a marketingových služeb (zpracovatelé)
Doba uchování: do odvolání souhlasu
Práva: souhlas lze kdykoli odvolat kliknutím na „odhlásit se“ nebo zasláním e-mailu na info@afrostrava.cz
2.2 Komerční sdělení – stávající zákazníci nebo účastníci
Účel: Zasílání informací o souvisejících kulturních akcích osobám, které si zakoupily vstupenku, registrovaly se nebo se jinak účastnily festivalu.
Právní základ: Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
Oprávněným zájmem je informování stávajících podporovatelů o obdobných kulturních akcích. Byl proveden test proporcionality (balancing test), který ověřil, že tento zájem nepřevažuje nad právy a svobodami subjektů údajů.
Subjekty údajů mohou požádat o bližší informace k tomuto posouzení oprávněného zájmu.
Zpracovávané údaje: jméno, e-mail, informace o předchozí interakci, statistiky otevření e-mailů
Příjemci: poskytovatelé e-mailových a marketingových služeb
Doba uchování: do vznesení námitky nebo do doby, než oprávněný zájem pomine
Práva: právo kdykoli vznést námitku prostřednictvím odkazu „odhlásit se“ nebo e-mailem
2.3 Smluvní partneři
Účel: Správa vztahů s dodavateli, umělci, sponzory a dalšími partnery.
Právní základ:
- plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
- splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
- oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
Zpracovávané údaje: identifikační a kontaktní údaje, platební údaje, smluvní dokumentace, komunikace
Příjemci: účetní, právní, produkční a technické služby
Doba uchování: po dobu trvání smlouvy a následně dle zákonných archivačních lhůt
Práva: veškerá práva uvedená v části 5 těchto zásad
2.4 Kupující vstupenek
Účel: Realizace prodeje vstupenek, kontrola vstupu, komunikace, prevence podvodů a zajištění bezpečnosti.
Právní základ:
- plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
- splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
- oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
Zpracovávané údaje: jméno, e-mail, fakturační údaje, platební údaje, ID vstupenky, záznamy o vstupu a bezpečnostní logy
Příjemci: ticketingové platformy, poskytovatelé platebních služeb, účetní služby, vstupní a bezpečnostní systémy
Doba uchování:
- smluvní údaje: 5 let
- účetní údaje: 10 let dle českých daňových a účetních předpisů
- bezpečnostní a protokolární záznamy: 1 rok
Práva: veškerá práva uvedená v části 5
3. Webové stránky a analytika
Účel: Zajištění funkčnosti webu, bezpečnosti, analytiky a zlepšování služeb.
Shromažďované údaje: IP adresa, informace o zařízení a prohlížeči, soubory cookie, údaje o používání.
Právní základ:
- oprávněný zájem pro nezbytné technické a bezpečnostní funkce
- souhlas pro neesenciální soubory cookie, pokud to vyžadují právní předpisy
Bylo provedeno posouzení oprávněného zájmu. Subjekty údajů mohou požádat o bližší informace.
Příjemci: poskytovatelé hostingu, analytických a IT služeb
Doba uchování: po dobu nezbytnou pro daný účel
Soubory cookie
Web používá soubory cookie k zajištění funkčnosti a analýze návštěvnosti. Nezbytné cookies jsou používány automaticky. Ostatní cookies jsou používány pouze na základě uděleného souhlasu prostřednictvím cookie lišty.
4. Předávání osobních údajů mimo EU
Osobní údaje nejsou předávány mimo Evropskou unii.
Pokud by některý poskytovatel služeb zpracovával osobní údaje mimo EU nebo EHP, budou přijata odpovídající záruky dle čl. 44–49 GDPR.
5. Vaše práva
Subjekty údajů mají právo:
- na přístup k osobním údajům
- na opravu nepřesných nebo neúplných údajů
- na výmaz údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky
- na omezení zpracování
- vznést námitku proti zpracování, včetně přímého marketingu
- na přenositelnost údajů
- kdykoli odvolat souhlas
Dále máte právo podat stížnost u dozorového úřadu:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.cz
6. Kontakt
V případě dotazů nebo uplatnění práv se můžete obrátit na:
info@afrostrava.cz